งานกับเวลา บริหารอย่างไรดี?

กลับบ้านค่ำ แถมมีงานเสาร์อาทิตย์อีก ทำไงดีคะ? ปีหน้าจะได้งานอีกส่วนหนึ่งมาเพิ่มด้วย เราคงต้องนอนค้างที่ออฟฟิศแล้วมั้งคะ

 

ความจริงที่น่ากังวลสำหรับผู้บริหาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้นำมือใหม่ คือ การจัดการเวลาไม่ได้ เพราะตอนเป็นผู้น้อยก็ทำงานแค่เฉพาะที่ได้รับมอบหมายมา พอทำงานเก่งขึ้นได้เลื่อนตำแหน่งก็เลยมีงานต้องทำมากขึ้น ทั้งงานของตัวเองและงานของทีมงาน คราวนี้ก็กลายเป็นว่าทำเท่าไรงานก็ไม่หมดสักที

“เราไม่กล้าปล่อยเลยค่ะโค้ช ทุกงานสำคัญหมด ถ้าไม่เอามาดูเองก็เกรงว่าจะออกมาไม่ดี”

“เรามีเวลาพอที่จะทำงานทั้งหมดไหมคะ”

“ไม่มีหรอกค่ะ ตอนนี้กว่าจะได้ทำงานตัวเองก็ทุ่มนึงไปแล้ว กว่าจะออกจากออฟฟิศก็สามสี่ทุ่มโน่น บางทีวันเสาร์ก็เข้ามา วันอาทิตย์ก็นั่งทำงานตอนรอลูกเรียนว่ายน้ำด้วยค่ะ”

“แล้วปีหน้าที่จะได้ดูงานเพิ่มอีกส่วนหนึ่งหล่ะคะ จะเป็นอย่างไร”

“ตายแน่ค่ะ เวลาตอนนี้ก็ไม่เพียงพอกับงานที่มีอยู่ ปีหน้าไม่รู้จะเอาเวลาจากไหนมาทำงานใหม่เลยค่ะ”

 

ถ้าจะถามว่ารู้จักการบริหารเวลาไหม คำพูดที่ได้ยินเสมอเลยค่ะ รู้ทฤษฎี Urgent / Important ค่ะ แต่ทุกเรื่องก็เร่งด่วน และทุกเรื่องก็สำคัญนี่คะ เลยยังไม่เคยไปถึงสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนสักที

 

“แล้วต้องทำอย่างไรถึงจะจัดการให้ไปถึงสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนหล่ะคะ”

“ก็คิดทีละด้านค่ะ คงต้องจัดลำดับสำคัญมาก สำคัญน้อยก่อน สำคัญมากคือมีผลกระทบต่อองค์กรมากค่ะ”

“แล้วจัดการเวลาเรื่องสำคัญมากอย่างไรดีคะ”

“สำคัญมากเราก็ให้เวลาก่อน ส่วนสำคัญน้อยก็อาจจะให้ทีมงานมาช่วย แบ่งเบางานของเรา และได้ฝึกน้องในทีมให้เก่งขึ้นด้วย”

“คิดว่าจะเริ่มจากตรงไหนดีคะ”

“ตอนนี้ก็คิดว่าจะเลือกน้องในทีมก่อนค่ะว่าใครมีความถนัดเรื่องอะไร เขาน่าจะมาช่วยเรื่องอะไรได้บ้าง จากนั้นก็เรียกมาคุย ปรึกษาค่ะว่าเราจะเริ่มให้เขามาช่วยอะไรบ้าง”

“คิดว่ามีอะไรคุยกับเขาเพิ่มไหมคะ”

“อึม คิดว่าคงต้องบอกเขาค่ะโค้ชว่าเราเห็นเขาเก่งเรื่องอะไรบ้าง เราอยากให้เขาช่วยเพราะเขาจะได้เก่งขึ้น งานของแผนกเราโดยรวมก็น่าจะดีขึ้นด้วย”

“ดีเลยค่ะ งั้นโค้ชถามเพิ่มอีกนิดค่ะ นอกจากงานโดยรวมของแผนกดีขึ้น น้องเก่งขึ้น ยังดีอย่างไรต่อตัวเราคะ”

“เราจะได้กลับบ้านเร็ว 555 มีเวลาส่วนตัว ส่วนครอบครัวบ้างนะคะ อันที่จริงก็คิดว่าน่าจะมีเวลาได้ทำงาน “บริหาร” เพิ่มขึ้นด้วยค่ะ ที่ผ่านมามัวแต่ทำงานจนลืมว่าเราเป็นผู้บริหารแล้วต้องทำงานด้านบริหารด้วย ตอนนี้เริ่มจากบริหารเวลาของตัวเอง แล้วก็บริหารงานในทีม บริหารคนให้ดีขึ้น และจะได้มาบริหารผลงานโดยรวมด้วยค่ะ

 

การบริหารงานให้ลงตัวกับเวลาที่มีอยู่เป็นเรื่องที่ท้าทายมาก บางคนอาจต้องใช้เวลาในการปรับตัวอยู่หลายเดือน แต่ถ้าทำได้ก็สามารถเพิ่มประสิทธิภาพของงานได้มาก และถ้าทำได้ดีมากแล้ว เมื่อมีโอกาสขยายความรับผิดชอบก็จะมีความพร้อมที่จะรับโอกาสนั้นได้มากขึ้นค่ะ

การบริหารงานกับเวลา เริ่มต้นที่รู้ว่าอะไรส่งผลกระทบมาก สำคัญมาก นะคะ